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采购公告

正文

档案数字化加工政府采购合同

项目编号:[350122]NX[GK]2017003

作者:

发布时间:2017-10-13

 

福州市政府采购合同

编制说明

1签订合同应遵守《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国合同法》。

2签订合同时,采购人与中标人应结合招标文件第五章规定填列相应内容。招标文件第五章已有规定的,双方均不得对规定进行变更或调整;招标文件第五章未作规定的,双方可通过友好协商进行约定。

甲方:连江县人民法院

乙方福州中科讯档案技术有限公司

 

根据招标编号为[350122]NX[GK]2017003档案数字化加工项目(以下简称:“本项目”)的招标结果,乙方为中标人。现经甲乙双方友好协商,就以下事项达成一致并签订本合同:

1、下列合同文件是构成本合同不可分割的部分:

1.1合同条款;

1.2招标文件、乙方的投标文件;

1.3其他文件或材料:□无。□

2、合同标的

包号 品目号 项目 数量 金额 基本需求
(品牌、型号技术指标等)
交货期 售后服务要求 采购单位 联系人 报价单位 联系方式
1 1-1 数据加工处理服务 12626000 4040320.00 数据加工处理 合同签订后 (10 ) 天内交货 从项目整体验收合格之日起,提供三年的免费质保期服务。(2)在质保期内,我司负责对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务,全方位响应需求。在2小时内到达现场,并最迟在第2个工作日内排除错误,2个工作日内不能解决的,必须采取临时应急等措施,以保证采购人的正常使用。(3)三年内如因用户单位业务系统或电子档案管理系统升级而需要进行档案扫描数据的迁移,需要配合系统开发商提供数据迁移服务。(4)为故障光盘提供补充刻录服务。 连江县人民法院 柳强/13960882000 福州中科讯档案技术有限公司 15880079898
合计: 4040320.00

3、合同总金额

3.1合同总金额为人民币大写:肆佰零肆万零叁佰贰拾元整(¥4040320.00)。

4、合同标的交付时间、地点和条件

4.1交付时间:合同签订后 (10 ) 天内交货

4.2交付地点:福建省福州市连江县凤城镇丹凤东路17号

4.3交付条件:1、档案整理、加工服务费按完成A4面单页提供单价、总价,结算时按实际加工的档案页数结算。 2、档案加工服务费按每个月完成量进行隔月支付,从中标人进场正式施工起计算,中标人于下个月的5日前提交《项目结算单》,采购人在接到中标人《项目结算单》后的7个工作日内对工作量进行确认并办理前月结算付款手续。付款时中标人应提供与付款金额相同的正式税务发票。 3、每次付款时,采购人按照结算单所对应结算金额的95%向中标人支付款项,剩余5%作为质量保证金,在质保期满后15个工作日内一次性支付。 4、付款方式:采用银行转账方式。

5、合同标的应符合招标文件、乙方投标文件的规定或约定,具体如下:

(1)完成连江县人民法院历年约1263万页(具体数量按实计算)历史馆藏档案数字化加工、电子档案信息著录和档案重新整理装订工作,历史档案整理装订应符合福建省高级人民法院档案装订规范要求。

6、验收

6.1验收应按照招标文件、乙方投标文件的规定或约定进行,具体如下:

乙方数据自检合格方可递交用户方验收。数据验收以50万页为单位,分批由乙方自检合格后提交。法院对乙方挂接处理完毕的目录信息、著录信息和图像质量进行验收,验收以抽检方式进行,抽检比率为5%,法院按招标文件的要求进行检验,合格率达到99.5%以上的,予以验收通过。抽检合格率低于99.5%的,提交验收的当批数据全部发回乙方重新自检,自检合格后再次提交验收。 档案实体验收必须逐卷清点,按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行逐项检查,如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等问题,将追究相关责任。顺序错误、装订不符合要求、卷间文件颠倒等作为差错,合格率达98%以上予以验收通过。

6.2本项目是否邀请其他投标人参与验收:

不邀请

7、合同款项的支付应按照招标文件的规定进行,具体如下:

1、档案整理、加工服务费按完成A4面单页提供单价、总价,结算时按实际加工的档案页数结算。 2、档案加工服务费按每个月完成量进行隔月支付,从乙方进场正式施工起计算,乙方于下个月的5日前提交《项目结算单》,甲方在接到中标人《项目结算单》后的7个工作日内对工作量进行确认并办理前月结算付款手续。付款时乙方应提供与付款金额相同的正式税务发票。 3、每次付款时,甲方按照结算单所对应结算金额的95%向中标人支付款项,剩余5%作为质量保证金,在质保期满后15个工作日内一次性支付。 4、付款方式:采用银行转账方式。

8、履约保证金

有,具体如下:履约保证金百分比:10%

9、合同有效期

2019年底前完成

10、违约责任

因甲方的原因造成的损失,由甲方负责;因乙方的原因造成的损失,由乙方负责。

11、知识产权

11.1乙方提供的采购标的应符合国家知识产权法律、法规的规定且非假冒伪劣品;乙方还应保证甲方不受到第三方关于侵犯知识产权及专利权、商标权或工业设计权等知识产权方面的指控,任何第三方如果提出此方面指控均与甲方无关,乙方应与第三方交涉,并承担可能发生的一切法律责任、费用和后果;若甲方因此而遭致损失,则乙方应赔偿该损失。

11.2若乙方提供的采购标的不符合国家知识产权法律、法规的规定或被有关主管机关认定为假冒伪劣品,则乙方中标资格将被取消;甲方还将按照有关法律、法规和规章的规定进行处理,具体如下:

12、解决争议的方法

12.1甲、乙双方协商解决。

12.2若协商解决不成,则通过下列途径之一解决:

            提交仲裁委员会仲裁,具体如下:
         向人民法院提起诉讼,具体如下:

13、不可抗力

13.1因不可抗力造成违约的,遭受不可抗力一方应及时向对方通报不能履行或不能完全履行的理由,并在随后取得有关主管机关证明后的15日内向另一方提供不可抗力发生及持续期间的充分证据。基于以上行为,允许遭受不可抗力一方延期履行、部分履行或不履行合同,并根据情况可部分或全部免于承担违约责任。

13.2本合同中的不可抗力指不能预见、不能避免、不能克服的客观情况,包括但不限于:自然灾害如地震、台风、洪水、火灾及政府行为、法律规定或其适用的变化或其他任何无法预见、避免或控制的事件。

14、合同条款

技术要求 1. 项目服务内容 (1)完成连江县人民法院历年约1263万页(具体数量按实计算)历史馆藏档案数字化加工、电子档案信息著录和档案重新整理装订工作,历史档案整理装订应符合福建省高级人民法院档案装订规范要求。 (2)最终用以结算项目总工程款项的数字化数量,按照工程结束验收后的实际扫描页数来统计,统计方法须经双方确认。乙方的工作人员和设备进场后,须先扫描一份由采购人提供的卷宗,根据投标文件和合同中规定的工作流程制作成品并提交给采购人确认扫描质量和效果,以确认结果作为卷宗数字化成品的质量和效果标准。 (3)项目所需的工具及耗材费用,档案扫描工作中的所有设备、档案运输费用、工具与耗材费用均由乙方承担。工作场地及相关水电需求由甲方提供。 2. 项目参 考及依据的标准 (1)《中华人民共和国档案法》; (2)《档案与文件收集利用条例》; (3)《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005); (4)《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002) (5)《人民法院档案工作规定》 (6)《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》 (7)《档案著录规则》(DA/T18-1999); (8)《电子诉讼档案著录规则》; (9)《档案装裱技术规范》(DA/T25-2000); (10)国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》 (11)最高人民法院制定下发的法院信息化相关技术标准和规范; (12)福建省高级人民法院档案信息化管理系统及其他相关行业标准的要求。 (13)闽高法[2016]262号《全省法院档案数字化实施方案》(电子版附后) 3. 建设内容 1. 加工流程及技术规范要求 档案数字化加工处理流程应严格按照相关安全保密管理要求和技术规范执行,具体流程规定和加工要求如下: 1.1 档案整理工作环节与质量要求 档案整理装订环节细分包括:档案接收、档案整理(包括分类、排卷、核对、去杂物、修补、托裱、展平、打页码)、校对目录信息、录入卷宗封皮相关信息、生成并粘贴识别码、送档案扫描处理、图像处理、打印(包括软封皮、盒面)、装订、贴封条盖章、装盒、总质检、客户质检、归还上架; 各环节要求如下: (1)档案接收: 需要进行数字化处理的档案或案件诉讼材料,由甲方指定工作人员将档案移交给乙方,乙方需指定专人负责,并将人员名单报送采购人。档案接收时,接收方应根据案卷移交目录核对档案数量、要求逐卷逐页核查,环环相扣,责任到人,将档案遗失风险降到最小。 库存案件的接收,遵守档案管理及库房管理制度,严格遵守保密制度,确保档案和档案信息的安全。 接收环节主要注意以下事项: a.乙方调卷工作人员和甲方档案管理人员在档案库房或指 定场地,接收采购人移交的档案或案件材料; b.对提取的档案逐页清点,共同进行案卷内容、目录、数量的核对; c.清点结束,在档案调卷登记本登记或移送材料登记本进行登记,双方签字; d.乙方调卷工作人员与甲方档案管理人员进行全宗、目录、数量的二次核对; e.放入临时档案保管柜,锁好,注意安全保存 (2)档案整理: 根据甲方档案管理部门确定的档案整理规范,对已接收的档案进行整理,区分扫描件和非扫描件。对档案资料进行分类、排序、核对、整理拆卷、去杂物、修补、托裱、展平、打页码、目录信息校对、档案扫描处理、打印盒面、装订、装盒。在档案整理过程中,对不规范材料纸张,应用A4空白纸进行粘贴或加边;对档案破损情况的,须征求甲方同意后方可进行修复处理;应对档案材料中的大头针、订书针等杂物清除;处理后的档案页面规格统一为A4幅面大小(大幅面材料除外)每册厚度不得超过1.5cm,超过120页方可分册装订(证据材料较厚的除外)。在整理过程中应再次核对档案的完整性及有效性,发现问题及时向用户单位反馈。信息录入应按要求将案卷基本信息录入到电子档案综合管理系统中,确保电子文件与条目信息准确一致;扫描完成后,拆除过装订物的档案应按原档案保管单位重新装订,并保持每页档案原有的排列顺序不变,案卷不掉页、左边和底边整齐。所有的档案目录均进行打印,并装订到案卷最前面;根据甲方要求,打印卷宗条形码(或二维码)、卷内目录、软封皮、档案盒等,打印要求清晰方正。档案装订要求档案材料齐全、纸张规范完整,装订孔不得压字、盖章不得模糊。案件档案卷皮破损严重、需要调换卷皮的,应在档案管理部门相关人员确认同意下,按原卷皮上内容,抄写或打印在新卷皮上,更换旧卷皮需全部交还档案部门。 (3)档案信息著入: 对于甲方审判管理系统已有的案件信息数据,扫描方亦可自行设 计接口程序直接获取案件基本信息,无需手工输入。以上两种均需要质检核对无误才可予以确认合格。 (4)档案上架: 经甲方档案管理部门验收合格后,服务方应负责按照归档上架顺序排序上架,协助核查入库档案上架案件的检查工作;及时更新和调整库存卷宗密集架的标示以及库存档案的排列、倒架工作;负责协助完成各类档案实际上架的数据统计工作;协助完成上诉案卷的调卷登记、录入工作。 (5)档案传递: 负责对档案员调取案卷核查后进行传递的工作,阅卷结束后收回案卷;认真做好传送卷宗过程中的登记工作;保护移送档案的安全,不使无关人员接触档案,遵守保密条例,保守档案秘密;不得违反操作流程将未经过档案员验收的档案进行传送提供查阅,不得由其他人员代为移送档案。 (6) 乙方应根据场地,工期等要求合理及时调配扫描设备和物资,严格按照工期要求完成工作任务。 安全保密要求 乙方应严格遵守国家相关的保密法律规定,遵守《保密协议》和甲方的有关规定(另行签订)。档案扫描工作必须在甲方指 定的场所内进行,确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案,如有违法行为或违反相关规定,将依法或依据约定追究相应的责任。乙方应做到: (1)乙方参与本合同包的所有工作人员应在上岗前进行保密教育,签署保密承诺书,明确保密职责与违法责任,严防泄密现象发生。 (2)乙方参与本合同包的所有工作人员必须通过甲方的审核,并登记备案。乙方必须向甲方提供以下资料:《数字化处理工作人员登记表》(每人一式一份,工作人员身份证复印件(每人一式一份)。 (3)项目实施过程中,乙方如需更换、增加工作人员,必须提前一周向采购人提供拟加入人员的资料,取得对方签字同意后方可更换或者增加人手。对离开本合同包实施岗位的人员,乙方需在人员离岗后一周内,在采购人保存的相关工作人员的备案表格中标注离岗日期。 (4)乙方的工作人员严禁携带手机、相机、摄像机、笔记本电脑、各类移动存储介质(含U盘、软盘、硬盘、刻录光盘、手机、MP3、MP4等)等个人信息设备和手包、提包、报刊、纸张等其他与工作无关的私人物品带入档案数字化处理工作场所。严禁将场所内的任何物品带离场所。 (5)用于档案数字化的信息设备的输入、输出接口应进行管控,使接口处于封闭状态,乙方的工作人员不得擅自启封使用。 (6)未经甲方批准,乙方不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。 (7)乙方工作人员剔除同一案卷内的重复文件必须经甲方有关人员审核同意方可实施。 (8)数字化处理工作室内的废纸必须集中放置,乙方每星期清理废纸不能超过一次,清理时要有专人对纸张进行仔细检查,确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。 (9)乙方工作人员不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家秘密,否则按国家有关规定处理,情节严重的要承担相应的刑事责任。 (10)乙方及其所有工作人员必须向采购人提供书面保密承诺。 (11)扫描加工场地的安全及保密措施,具备保密设施,保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统,实时监控工作人员的操作过程,统一记录保存。 (12)分批验收进行数据移交时,工作站上的数据必须在采购人现场监督下销毁,同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。 (13)不得在工作场所使用与工作无关的任何电子设备,具备拍照功能的手机、平板等电子设备不得带入现场,确因工作需要使用的,必须报采购人备案审核通过后方可带入,一旦发现违规现象,该设备必须留存于采购人处,乙方须按照合同承担相应责任。

15、其他约定

15.1合同文件与本合同具有同等法律效力。

15.2本合同未尽事宜,双方可另行补充。

15.3本合同自签订之日起生效。

15.4本合同一式份,经双方授权代表签字并盖章后生效。甲方、乙方各执份,送备案份,具有同等效力。

15.5其他:□无。□

 

甲方:连江县人民法院乙方:福州中科讯档案技术有限公司
住所:连江县凤城镇丹凤东路17号住所:
单位负责人:单位负责人:邹桂玲
委托代理人:
委托代理人:
联系方法:13960882000
联系方法:15880079898
开户银行:开户银行:中国银行福州五一广场支行
账号:账号:420860276474


签订地点:福州


签订日期:2017年10月10日

主办:福建省财政厅政府采购监督管理办公室    技术支持:福建博思软件股份有限公司
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采购单位技术支持:15306072382 18084720084
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